Gestión de Procesos

Hablemos de Procesos

Parte de la evolución empresarial es la participación de más áreas del negocio en todos los procesos. Nuestro objetivo es apoyar en la generación de flujos de trabajo inteligentes para garantizar se mantenga al tanto de todo.

En la (re)ingeniería de un proceso se evalúan y desarrollan procedimientos para aumentar la productividad y ampliar sus negocios. Para cumplir esta función, es necesario un proceso de evaluación y mejora de procesos. Metas. Sabemos que no debemos inventar la rueda para encontrar una metodología que trabaje para la mejora de sus procesos, pero es posible que no esté seguro de qué metodología utilizar. Nosotros apoyamos en la búsqueda e implementación de las mejores técnica que se adapte a su realidad. Hablaremos de una de ellas.


Definición.

El propósito de este paso es articular claramente el problema de negocio, el objetivo, los recursos potenciales, el alcance del proyecto y el timeline del proyecto. Esta información es capturada típicamente dentro documento de constitución del proyecto. Se describe lo que sabemos actualmente. Se intentará aclarar los hechos, los objetivos establecidos y formar el equipo de proyecto.

Se necesita identificar:

  • Los procesos existentes
  • Las actividades (procesos) y sus responsables
  • Los dueños de dichos procesos
  • El personal que interactúa en el proceso, directa e indirectamente
  • Posibles integrantes del equipo para cambiar el proceso
  • Información adicional del proceso y su prioridad

Medición.

El propósito de este paso es establecer lineamientos objetivos como base para la mejora. Esta es una etapa de recogida de datos, cuya finalidad es establecer los lineamientos de rendimiento de proceso. El equipo decide qué se debería medir y cómo medirlo. Es habitual que los equipos inviertan mucho esfuerzo en la evaluación de la idoneidad de los sistemas de medición propuestos. En la calidad de los datos está el corazón del proceso DMAIC

Se necesita identificar:

  • Sus clientes
  • Las necesidades de sus clientes
  • En función de sus procesos, los puntos críticos para el cliente
  • Desarrollo del proceso
  • Pasos de los que se compone el proceso
  • Parámetros de medición del proceso y la relacionan con las necesidades del cliente
  • Formas de obtención de información

Análisis.

El propósito de este paso es identificar, validar y seleccionar causa raíz para su eliminación. Un gran número de posibles causas de raíz (entradas de proceso: X) del problema proyecto se identifican mediante análisis de la causa raíz (por ejemplo, un diagrama de espina de pescado ). Las principales causas de raíz (3-4) potenciales se seleccionan utilizando votación-multiple u otra herramienta de consenso para su posterior validación. Se crea un plan de recolección de datos y se recogen datos para establecer la contribución relativa de cada una de las causas fundamentales de acuerdo a la métrica del proyecto: Y. Este proceso se repite hasta que las causas fundamentales "válidas" se pueden identificar. Sin embargo, es aceptable el uso de herramientas básicas, si éstas son apropiadas.

Es necesario:

  • Enumerar y priorizar las causas potenciales del problema
  • Dar prioridad a las causas fundamentales (entradas clave del proceso) para hacer más eficiente esta etapa
  • Identificar cómo las entradas del proceso (X) afectan a las salidas de proceso (Y). Los datos se analizan para comprender la magnitud de la contribución de cada causa raíz, X, a la métrica del proyecto, Y.
  • Los mapas detallados del proceso pueden ser creados para ayudar a encontrar de forma precisa en qué parte del proceso residen las causas fundamentales, y lo que podría contribuir a la ocurrencia.

Mejoras.

El propósito de este paso es identificar, probar y poner en práctica una solución al problema; en parte o en su totalidad. Esto depende de la situación. Identificar soluciones creativas para eliminar las principales causas raíz con el fin de corregir y prevenir los problemas de proceso. Utilizar técnicas de lluvia de ideas, Random Word, u otras. Algunos proyectos pueden utilizar las herramientas de análisis complejos como el DOE ( Diseño de Experimentos ), pero lo más eficaz es tratar de centrarse en soluciones obvias si éstas son evidentes. Sin embargo, el propósito de este paso también puede ser encontrar soluciones sin ponerlas en práctica.

Es necesario:

  • Crear
  • Centrarse en soluciones más simples y fáciles
  • Realizar soluciones de ensayo utilizando la técnica Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA)
  • Basándose en los resultados PDCA, intentar anticipar cualquier riesgo evitable asociados con la "mejora" utilizando el modo de fallo y análisis de efectos ( FMEA )
  • Crear un plan de ejecución detallado
  • Implementar mejoras


Control.

El propósito de este paso es mantener las mejoras logradas. Monitorear dichas mejoras para asegurar el éxito continuo y sostenible. Crear un plan de control. Actualizar los registros según sea necesario. Un diagrama de control puede ser útil durante la etapa de control para evaluar la estabilidad de las mejoras en el tiempo, al servir como una guía para continuar el seguimiento del proceso y para proporcionar un plan de respuesta para cada una de las medidas que se monitorea en caso de que el proceso se vuelve inestable.

Es necesario:

  • Un sistema de medición preciso
  • Cuantificar y cualificar las mejoras del proceso después de los cambios
  • Estimar los tiempos o recursos ahorrados u optimizados con los cambios